Surat Edaran Wacana Pembatasan Acara Pertemuan/Rapat Pns Di Luar Kantor Dicabut, Sekarang Kembali Diperbolehkan Kembali Mengadakan Rapat Di Luar Kantor

Sahabat Edukasi yang berbahagia…

Saat ini telah terbit Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 6 Tahun 2015, dengan adanya PermenPAN-RB  yang gres ini, maka Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi  Nomor 11 Tahun 2014 perihal Pembatasan Kegiatan Pertemuan/Rapat di luar kantor dinyatakan dicabut dan tidak berlaku.

Terkait hal tersebut, berikut share informasi dari situs resmi Sekretariat Kabinet Republik Indonesia selengkapnya…

Menteri PAN-RB Yuddy Chrisnandi menjelaskan hukum rapat di luar kantor, di kantor Kementerian PAN-RB, Jakarta, Rabu (1/4). Menteri PAN-RB Yuddy Chrisnandi menjelaskan hukum rapat di luar kantor, di kantor Kementerian PAN-RB, Jakarta, Rabu (1/4)

Dalam rangka peningkatan efisien dan efektivitas kerja aparatur di lingkungan instansi penyelenggara pemerintahan, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) pada tanggal 1 April 2015 telah menandatangani Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 6 Tahun 2015 perihal Pedoman Pembatasan Pertemuan/Rapat di Luar Kantor.

Melalui Permen tersebut, Menteri PAN-RB meminta seluruh instansi pemerintah/pemerintah tempat menyusun petunjuk teknis beserta Standar Operasional Prosedur (SOP) mengenai tata kelola aktivitas dan tata cara pengawasan dan penilaian pelaksanaan aktivitas pertemuan/rapat di luar kantor yang efektif dan efisien.

Dalam lampiran Permen ini disebutkan, pertemuan/rapat di luar kantor dengan memakai kemudahan hotel/villa/cottage/ resort dan/atau kemudahan ruang gedung lainnya yang bukan milik pemerintah sanggup dilaksanakan secara selektif apabila memenuhi kriteria:

1.  Pertemuan yang mempunyai urgensi tinggi terkait dengan pembahasan bahan bersifat strategis atau memerlukan koordinasi lintas sektoral, memerlukan penyelesaian secara cepat, mendesak, dan terus-menerus (simultan), sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor;

2.   Tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri/ instansi pemerintah di wilayah tersebut, sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor;

3.   Lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh penerima baik sarana transportasi maupun waktu perjalanan.

“Pertemuan sebagaimana dimaksud memenuhi salah satu unsur penerima sekurang-kurangnya dihadiri oleh unsur Unit Kerja Eselon I lainnya dan/atau Pemda maupun masyarakat,” suara Permen tersebut.

Dalam Permen itu juga ditegaskan, pelaksanaan aktivitas pertemuan/rapat di luar kantor harus mempunyai output/hasil yang jelas, yang dibuktikan berupa:

a.   Transkrip hasil rapat;

b.   Notulensi rapat dan/atau laporan; dan

c.   Daftar hadir penerima rapat.

“Dengan berlakunya peraturan ini (Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 6 Tahun 2015), Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi  Nomor 11 Tahun 2014 perihal Pembatasan Kegiatan Pertemuan/Rapat di luar kantor dinyatakan dicabut dan tidak berlaku,” suara Pasal 4 Permen tersebut.

Permen tersebut berlaku semenjak tanggal diundangkan, ialah pada 1 April 2015, ketika diundangkan oleh Menteri Hukum dan HAM Yasonna H. Laoly.

Selektif

Menteri PAN-RB Yuddy Chrinandi menjelaskan, Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 6 Tahun 2015 itu merupakan anutan ini mengatur kriteria yang bersifat umum dan merupakan pola bagi seluruh instansi penyelenggara pemerintahan.

“Rapat di luar kantor sanggup dilaksanakan secara selektif dan harus memenuhi aneka macam kriteria. Selain itu, harus memenuhi ketentuan akuntabilitas serta dimonitor dan diawasi,” ujar Yuddy dalam jumpa pers di Jakarta, Rabu (01/03).

Kepada seluruh pimpinan instansi pemerintah baik sentra maupun daerah, diminta menyusun petunjuk teknis beserta standar operasional mekanisme (SOP) mengenai tata kelola aktivitas pertemuan/rapat di luar kantor serta penilaian pelaksanaannya yang efektif dan efisien.

Dijelaskan, peraturan ini mengatur semua aktivitas pertemuan/rapat di luar kantor, baik yang didanai APBN maupun APBD. Kegiatan ini terbagi dalam dua kelompok, yakni yang bersifat internasional yang diselenggarakan di dalam negeri, dan yang non internasional.

Kegiatan itu mencakup konsinyering, focus group discussion (FGD), pertemuan, rapat koordinasi, rapat pimpinan, rapat kerja, rapat teknis, workshop, seminar, symposium, sosialisasi dan bimbingan teknis. Adapun kelompok kedua mencakup penyelenggaraan sidang, konvensi, konferensi internasional, workshop, seminar, symposium, sosialisasi, bimbingan teknis sarasehan berskala internasional yang diselenggarakan di dalam negeri.

Untuk rapat di luar kantor yang didanai APBN sanggup dilaksanakan secara selektif apabila memenuhi setidaknya beberapa kriteria. Pertama, aktivitas dimaksud berskala internasional yang diselenggarakan di dalam negeri.

“Untuk pertemuan yang tidak berskala internasional,  harus memenuhi setidaknya satu kriteria sebagai berikut, yakni  mempunyai urgensi tinggi terkait dengan pembahasan bahan bersifat strategis atau memerlukan koordinasi lintas sektoral, memerlukan penyelesaian secara cepat, mendesak, dan terus menerus (simultan), sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor,” terperinci Yuddy.

Selain itu, tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri /instansi pemerintah di wilayah tersebut, tidak tersedia sarana dan prasarana yang memadai, lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh peserta, baik transportasi maupun waktu perjalanan.

“Untuk aktivitas non internasional ini, sekurang-kurangnya harus dihadiri oleh unsur unit kerja eselon I lain atau pemerintah tempat maupun masyarakat,” lanjut Yuddy.

Pertemuan atau aktivitas yang wajib dihadiri unsur eselon I lain, pemda atau masyarakat, kata Yuddy, harus dibuktikan dengan surat pernyataan keterbatasan sarana dan prasarana untuk penlenggaraan rapat di luar kantor, baik  milik sendiri maupun maupun milik instansi pemerintah lain dari penanggungjawab kegiatan.

“Setiap aktivitas pertemuan/rapat di luar kantor harus mempunyai output/hasil yang jelas. Hal itu dibuktikan dengan transkrip rapat, notulensi rapat dan/atau laporan, serta daftar hadir penerima rapat,” imbuhnya.

Untuk menunjang keberhasilan aktivitas pertemuan/rapat di luar kantor, maka Sekjen, Sesmen, Sestama, Sekda diminta menyusun petunjuk teknis beserta SOP mengenai tata kelola aktivitas pertemuan rapat di luar kantor yang efektif dan efisien. Sedangkan unit pengawasan internal masing-masing instansi diminta menyusun petunjuk teknis beserta SOP mengenai tata cara pengawasan dan evaluasinya. (HUMAS MENPAN-RB/ES)

Referensi artikel : Cabut Surat Edaran, Menteri PAN-RB Kini Izinkan Penyelenggaraan Rapat di Luar Kantor –Setkab.go.id